OKNote
Per iniziare

📮 Guida alla Posta

OKNote include un client di posta completo: una casella di posta unificata multi-account, composizione e risposta, riepilogo IA, bozza di risposta IA e conversione da email a nota. Il corpo dei messaggi è salvato sul tuo server personale, così puoi leggerli anche offline.

Questa guida ha tre parti: collegare la prima casella di posta (con le procedure per ottenere la password per app dei principali provider) → uso quotidiano → le funzioni IA.

1. Collega la tua prima casella di posta

Clicca su ✉️ Posta (⌘⇧2) nella barra dei moduli. La prima volta vedrai una pagina di benvenuto — clicca su "Aggiungi la tua prima casella di posta". Per aggiungere altri account in seguito, clicca sul + accanto a Le mie caselle di posta nella barra laterale della posta.

La procedura guidata ha solo due passaggi:

  1. Passaggio 1 — Casella di posta: digita il tuo indirizzo email (oppure usa i pulsanti rapidi Gmail / QQ Mail / 163 / Outlook / iCloud) e clicca su Avanti. OKNote rileva automaticamente le impostazioni del server — per i provider più comuni non devi mai toccare un indirizzo server.
  2. Passaggio 2 — Configura: inserisci la tua "Password / password per app", clicca su "Verifica connessione" e, una volta superata, clicca su "Aggiungi".

⚠️ L'insidia in cui inciampano tutti: Gmail, QQ, 163 e la maggior parte dei principali provider non accettano la tua normale password di accesso — serve una "password per app" (una credenziale rilasciata appositamente per i client di posta di terze parti). Ecco come ottenerla, provider per provider.

Gmail

Ci sono due modi per collegare Gmail:

Opzione 1: OAuth (consigliata quando disponibile) Se nella finestra di aggiunta account compare un pulsante "Gmail OAuth" in alto, clicca semplicemente su di esso e completa l'accesso nella pagina Google che si apre — nessuna password necessaria, ed è l'opzione più sicura.

Opzione 2: Password per app

  1. Il tuo account Google deve avere la Verifica in due passaggi attiva: vai su myaccount.google.com → "Sicurezza" → attiva "Verifica in due passaggi".
  2. Visita myaccount.google.com/apppasswords.
  3. Inserisci un nome (ad es. OKNote) e clicca su "Crea".
  4. Google genera una password per app di 16 caratteri (tipo xxxx xxxx xxxx xxxx) — copiala.
  5. Incollala nel campo "Password / password per app" di OKNote (con o senza gli spazi, funziona in entrambi i casi).

Nota: collegare Gmail richiede che la rete del tuo server possa raggiungere i servizi Google.

QQ Mail

  1. Apri mail.qq.com in un browser desktop ed effettua l'accesso.
  2. Clicca su "Impostazioni" → "Account" in alto (nell'interfaccia più recente si trova sotto "Account e sicurezza").
  3. Scorri fino alla sezione "POP3/IMAP/SMTP/Exchange/CardDAV/CalDAV".
  4. Attiva "IMAP/SMTP" e completa la verifica via SMS dal telefono collegato, come richiesto.
  5. Una volta verificato, la pagina mostra un codice di autorizzazione di 16 caratteri — copialo subito (viene mostrato per intero solo questa volta).
  6. Torna in OKNote e incollalo in "Password / password per app".

Suggerimento: cambiare la password di QQ invalida il codice — basta generarne uno nuovo.

Tencent Exmail

  1. Apri exmail.qq.com in un browser desktop ed effettua l'accesso alla tua casella aziendale.
  2. Clicca su "Impostazioni" → "Impostazioni client" in alto a destra.
  3. Assicurati che il servizio IMAP/SMTP sia attivo.
  4. Se la tua organizzazione impone l'accesso sicuro, genera nella stessa pagina una "password specifica per client" (di solito richiede di verificare la tua identità con una scansione WeChat) — quella password è la tua password per app.
  5. Incollala nel campo "Password / password per app" di OKNote.

Se non trovi l'opzione della password specifica per client, il tuo amministratore non l'ha attivata. Chiedi all'amministratore di Exmail di abilitare gli accessi client nelle impostazioni di sicurezza della console di amministrazione.

163 Mail

  1. Apri mail.163.com, effettua l'accesso e clicca su "Impostazioni" → "POP3/SMTP/IMAP" in alto.
  2. Attiva "IMAP/SMTP" e completa la verifica via SMS o codice QR, come richiesto.
  3. Copia il codice di autorizzazione generato in OKNote.

Altri provider

Outlook, iCloud, Alibaba Cloud Mail, Sina, Sohu, China Mobile 139, China Telecom 189 e altri provider diffusi vengono tutti rilevati automaticamente. Per provider di nicchia, espandi "Opzioni avanzate" al passaggio 2 e inserisci tu stesso host IMAP, porta (di solito 993) e interruttore SSL. Le opzioni avanzate permettono anche di regolare:

  • Intervallo di storico email: quanto indietro nel tempo arriva la prima sincronizzazione — 90 giorni di default, da 30 giorni fino allo storico completo.
  • Intervallo di sincronizzazione automatica: la nuova posta viene recuperata ogni 2 minuti di default; imposta 0 per la sola sincronizzazione manuale.

Invio (SMTP)

Quando aggiungi un account, OKNote rileva e salva automaticamente le impostazioni di invio — di solito non devi fare nulla. Se in seguito l'invio fallisce, vai su Impostazioni (⌘,) → Posta → Sincronizzazione account → seleziona l'account → "Invio (SMTP)", clicca su "Rileva SMTP automaticamente" oppure compila manualmente, poi clicca su "Verifica" per controllare.

2. Uso quotidiano

Il layout è il classico a tre colonne: barra laterale (Posta in arrivo / Inviate / Bozze / Preferiti, più i tuoi account) → elenco messaggi → riquadro di lettura.

  • Ricezione: la posta di ogni account arriva nella Posta in arrivo unificata, ciascun messaggio con il distintivo colorato del proprio account. Clicca su "Sincronizza ora" accanto a un account nella barra laterale, oppure lascia fare alla sincronizzazione automatica (un suono avvisa dell'arrivo di nuova posta).
  • Lettura: passa tra le viste Formattata / Testo semplice / Grezza del corpo del messaggio; le schede degli allegati supportano anteprima e download.
  • Rispondi / Rispondi a tutti / Inoltra: i tre pulsanti in cima al riquadro di lettura. L'editor di risposta è testo formattato e salva automaticamente una bozza ogni 30 secondi. È supportata anche la risposta cross-account — invia sotto l'identità di qualsiasi altro account configurato.
  • Nuova email: il pulsante "Componi" nella barra laterale, con A/Cc/Ccn, più allegati e immagini incollate.
  • Ricerca: ⌘K per la ricerca globale, oppure "Cerca in questa vista" in cima all'elenco. L'elenco può anche filtrare per non lette / preferite / con allegati.
  • Firme: sotto "Firme" in fondo alla barra laterale, creane diverse e imposta quella predefinita — viene aggiunta automaticamente quando rispondi.
  • Tag: applica tag alle email e sfoglia per tag (indipendenti dai tag delle note).
  • Cestino: la posta eliminata resta per 30 giorni ed è ripristinabile. "Elimina casella di posta" rimuove solo le copie sincronizzate localmente — gli originali sul tuo server di posta restano intatti.
  • Esportazione: "Esporta/importa" nella barra laterale salva un backup della tua posta in JSON.

3. Le funzioni IA

Prerequisito: completa prima la configurazione dell'IA (vedi "🤖 Guida alla Configurazione dell'IA"). Gli interruttori IA della posta si trovano in Impostazioni → Posta → Interruttori dei moduli.

Riepilogo IA: una schermata di posta in un minuto

Barra laterale → Viste intelligenti → "Riepilogo IA":

  1. Scegli un ambito (Non lette / Oggi / Questa settimana).
  2. Scegli una regola di raggruppamento e clicca su "Genera ora".
  3. L'IA effettua una scansione rapida per segnalare i messaggi importanti, raggruppa tutto secondo la tua regola e scrive una riga di riepilogo più un indicatore di urgenza per ogni email. Clicca su una scheda qualsiasi per aprire l'originale.

Le "Regole di raggruppamento IA" correlate ti permettono di definire le tue categorie (nome + descrizione + parole chiave). Vengono forniti tre modelli integrati — un digest giornaliero di lavoro, un report finanziario mensile e un report clienti settimanale — copiane uno e adattalo.

Bozza di risposta IA: una risposta con un clic

Apri un'email e clicca su "Bozza di risposta IA" (in fondo al riquadro di lettura, o dentro il pannello di risposta):

  1. Puoi generare senza alcun input — l'IA legge l'originale e scrive una risposta cortese nella stessa lingua dell'email ricevuta.
  2. Oppure aggiungi prima un'istruzione in una riga, come "tienila breve e declina", "rispondi in cinese" o "accetta e proponi un incontro martedì prossimo".
  3. La bozza finisce direttamente nell'editor — perfezionala e invia.

💡 Devi tradurre un'email ricevuta? L'approccio migliore al momento è usare "Bozza di risposta IA" con un'istruzione per le situazioni multilingue, oppure converti l'email in nota e usa l'azione di traduzione nel pannello IA della nota.

Converti in nota: archivia la posta importante nella tua base di conoscenza

Mentre leggi un messaggio, clicca su "Converti in nota": scegli il quaderno di destinazione e se includere gli allegati, e il corpo dell'email (con formattazione e immagini preservate) diventa una nota — da quel momento puoi modificarla, taggarla e cercarla a testo pieno come qualsiasi altra nota.

Altre viste intelligenti

  • Capsula del tempo: sfoglia lo storico della tua posta per mese o anno — ottima per i bilanci di fine anno.
  • Gruppi per mittente: statistiche raggruppate per mittente, così vedi a colpo d'occhio chi riempie la tua casella di posta.

A seguire: "✅ Guida ad Attività e Report".