OKNote
スタートガイド

📮 メールガイド

OKNoteには本格的なメールクライアントが搭載されています。複数アカウントを統合した受信トレイ、作成・返信、AI要約、AI返信下書き、メールのノート化に対応しています。メール本文はご自身のサーバーに保存されるため、オフラインでも読むことができます。

このガイドは3部構成です。メールアカウントの接続(主要プロバイダーのアプリパスワード取得手順つき)→ 日常的な使い方 → AI機能。

1. 最初のメールアカウントを接続する

モジュールバーの ✉️ メール(⌘⇧2)をクリックします。初回はウェルカムページが表示されるので、「最初のメールアカウントを追加」をクリックします。後からアカウントを追加する場合は、メールのサイドバーにあるマイメールアカウントの横の + をクリックしてください。

設定ウィザードはたった2ステップです。

  1. ステップ1 —— メールアカウント:メールアドレスを入力するか(Gmail / QQ Mail / 163 / Outlook / iCloudのクイックボタンも使えます)、入力して「次へ」をクリックします。OKNoteがサーバー設定を自動検出するため、主要なプロバイダーであればサーバーアドレスを自分で入力する必要はありません。
  2. ステップ2 —— 設定:「パスワード/アプリパスワード」を入力し、「接続テスト」をクリックして、成功したら「追加」をクリックします。

⚠️ ほぼ全員がつまずくポイントがあります。Gmail、QQ、163をはじめとする主要プロバイダーの多くは、通常のログインパスワードを受け付けません。「アプリパスワード」(サードパーティ製メールクライアント専用に発行される認証情報)が必要です。以下、プロバイダーごとの取得方法を説明します。

Gmail

Gmailの接続方法は2つあります。

方法1:OAuth(利用できる場合はこちらを推奨)

アカウント追加ダイアログの上部に「Gmail OAuth」ボタンが表示されている場合は、それをクリックして、ポップアップ表示されるGoogleのページでサインインを完了させるだけです。パスワードの入力は不要で、最も安全な方法です。

方法2:アプリパスワード

  1. Googleアカウントで2段階認証を有効にしておく必要があります。myaccount.google.com →「セキュリティ」→「2段階認証プロセス」を有効にします。
  2. myaccount.google.com/apppasswords にアクセスします。
  3. 名前(例:OKNote)を入力して「作成」をクリックします。
  4. Googleが16文字のアプリパスワード(xxxx xxxx xxxx xxxxのような形式)を生成するので、コピーします。
  5. OKNoteの「パスワード/アプリパスワード」欄に貼り付けます(スペースはあってもなくても構いません)。

注:Gmailに接続するには、サーバーのネットワークからGoogleのサービスに到達できる必要があります。

QQ Mail

  1. デスクトップブラウザで mail.qq.com を開き、サインインします。
  2. 上部の「設定」→「アカウント」をクリックします(新しいUIでは「アカウントとセキュリティ」内にあります)。
  3. 下にスクロールして「POP3/IMAP/SMTP/Exchange/CardDAV/CalDAV」の項目を探します。
  4. 「IMAP/SMTP」を有効にし、案内に従って登録済みの携帯電話でSMS認証を完了させます。
  5. 認証が完了すると、16文字の認証コードが表示されます。この場でしか全文が表示されないので、すぐにコピーしてください。
  6. OKNoteに戻り、「パスワード/アプリパスワード」欄に貼り付けます。

ヒント:QQのパスワードを変更すると認証コードは無効になります。その場合は新しく発行し直してください。

Tencent Exmail

  1. デスクトップブラウザで exmail.qq.com を開き、法人メールボックスにサインインします。
  2. 右上の「設定」→「クライアント設定」をクリックします。
  3. IMAP/SMTPサービスが有効になっていることを確認します。
  4. 組織でセキュアログインが強制されている場合は、同じページで「クライアント専用パスワード」を発行します(通常はWeChatのスキャンによる本人確認が必要です)。このパスワードがアプリパスワードになります。
  5. OKNoteの「パスワード/アプリパスワード」欄に貼り付けます。

クライアント専用パスワードの項目が見つからない場合は、管理者がまだ有効にしていません。Exmailの管理者に、管理コンソールのセキュリティ設定でクライアントログインを許可してもらいましょう。

163 Mail

  1. mail.163.com を開いてサインインし、上部の「設定」→「POP3/SMTP/IMAP」をクリックします。
  2. 「IMAP/SMTP」を有効にし、案内に従ってSMSまたはQRコードによる認証を完了させます。
  3. 発行された認証コードをコピーし、OKNoteに入力します。

その他のプロバイダー

Outlook、iCloud、Alibaba Cloud Mail、Sina、Sohu、China Mobile 139、China Telecom 189など、主要なプロバイダーはすべて自動検出されます。マイナーなプロバイダーの場合は、ステップ2で「詳細オプション」を展開し、IMAPホスト、ポート(通常993)、SSLの設定を自分で入力してください。詳細オプションでは、次の項目も調整できます。

  • メール履歴の取得範囲:初回同期でどこまで過去に遡って取得するか。デフォルトは90日で、30日から全履歴まで選べます。
  • 自動同期の間隔:デフォルトでは2分ごとに新着メールを取得します。0に設定すると手動同期のみになります。

送信(SMTP)

アカウントを追加すると、OKNoteが送信設定を自動検出して保存するため、通常は何もする必要がありません。後で送信に失敗するようであれば、設定(⌘,)→ メール → アカウント同期 → 対象アカウントを選択 →「送信(SMTP)」を開き、「SMTPを自動検出」をクリックするか手動で入力し、「テスト」で確認してください。

2. 日常的な使い方

画面構成はおなじみの3ペインです。サイドバー(受信トレイ/送信済み/下書き/スター付き、および各アカウント)→ メール一覧 → プレビューペイン。

  • 受信:すべてのアカウントのメールが統合された受信トレイに届き、各メッセージにはアカウントごとの色付きバッジが表示されます。サイドバーのアカウント横にある「今すぐ同期」をクリックするか、自動同期に任せておけばOKです(新着メールには通知音が鳴ります)。
  • 閲覧:本文の表示は整形表示/プレーンテキスト/ソースの間で切り替えられます。添付ファイルのカードはプレビューとダウンロードに対応しています。
  • 返信/全員に返信/転送:プレビューペイン上部にある3つのボタンです。返信エディタはリッチテキスト形式で、30秒ごとに下書きを自動保存します。アカウントをまたいだ返信にも対応しており、設定済みの別アカウントの名義で送信することもできます。
  • 新規メール:サイドバーの「作成」ボタンから。宛先/Cc/Bcc、複数の添付ファイル、画像の貼り付けに対応しています。
  • 検索:グローバル検索は⌘K、一覧上部の「このビューを検索」も使えます。一覧は未読/スター付き/添付ありでも絞り込めます。
  • 署名:サイドバー下部の「署名」から複数作成でき、デフォルトを設定すると返信時に自動的に挿入されます。
  • タグ:メールにタグを付けて、タグ単位で閲覧できます(ノートのタグとは別管理です)。
  • ゴミ箱:削除したメールは30日間保持され、復元できます。「メールアカウントを削除」は、ローカルに同期されたコピーを削除するだけで、メールサーバー上の元データには影響しません。
  • エクスポート:サイドバーの「エクスポート/インポート」から、メールをJSON形式でバックアップできます。

3. AI機能

前提条件:先にAIの設定を済ませてください(「🤖 AI設定ガイド」を参照)。メールのAI機能のオン/オフは、設定 → メール → モジュールスイッチにあります。

AI要約:1分でメールを一望する

サイドバー → スマートビュー → 「AI要約」:

  1. 対象範囲を選びます(未読/今日/今週)。
  2. グルーピングルールを選び、「今すぐ生成」をクリックします。
  3. AIがざっと目を通して重要なメールにフラグを立て、ルールに沿ってグループ分けし、それぞれのメールに一行要約と緊急度マークを付けます。カードをクリックすると元のメールに移動します。

あわせて用意されている「AIグルーピングルール」では、名前・説明・キーワードを指定して独自のカテゴリを定義できます。日次の業務ダイジェスト、月次の経理レポート、週次の顧客対応レポートという3つの組み込みテンプレートも用意されているので、それをコピーして手を加えるのが簡単です。

AI返信下書き:ワンクリックで返信文を作成

メールを開いて「AI返信下書き」をクリックします(プレビューペイン下部、または返信ドロワー内にあります)。

  1. 何も入力せずに生成することもできます。AIが元のメールを読み取り、受信メールと同じ言語で、丁寧な返信文を下書きします。
  2. または、「簡潔にお断りする」、「中国語で返信する」、「承諾して来週火曜のミーティングを提案する」のような一行の指示を先に入力することもできます。
  3. 生成された下書きはそのままエディタに入るので、必要に応じて手直しして送信します。

💡 受信メールを翻訳したい場合は?現時点でのおすすめは、言語をまたぐ状況向けの指示を付けて「AI返信下書き」を使うか、メールをノートに変換してから、ノートのAIパネルにある翻訳機能を使う方法です。

ノートへの変換:大事なメールをナレッジベースに保存する

メールを閲覧中に「ノートに変換」をクリックします。保存先のノートブックと、添付ファイルを含めるかどうかを選ぶと、メール本文が(書式や画像もそのまま)ノートになります。以降は他のノートと同じように編集・タグ付け・全文検索ができます。

その他のスマートビュー

  • タイムカプセル:メールの履歴を月や年単位で振り返れます。年末の振り返りにぴったりです。
  • 送信者グループ:送信者ごとの統計が見られ、誰から受信トレイが埋まっているかひと目でわかります。

次は「✅ タスク&レポートガイド」。