📮 Guide till e-post

OKNote har en fullständig e-postklient inbyggd: en enhetlig inkorg för flera konton, att skriva och svara, AI-sammanfattning, AI-svarsförslag och e-post-till-anteckning. Meddelandetexter lagras på din egen server, så du kan läsa dem även offline.

Guiden har tre delar: koppla in din första brevlåda (med genomgångar av app-lösenord för de stora leverantörerna) → daglig användning → AI-funktionerna.

1. Koppla in din första brevlåda

Klicka på ✉️ E-post (⌘⇧2) i modulraden. Första gången ser du en välkomstsida — klicka på "Lägg till din första brevlåda". För att lägga till fler konton senare, klicka på + bredvid Mina brevlådor i e-postens sidopanel.

Guiden har bara två steg:

1. Steg 1 — Brevlåda: skriv in din e-postadress (eller använd snabbknapparna för Gmail/QQ Mail/163/Outlook/iCloud) och klicka på Nästa. OKNote upptäcker serverinställningarna automatiskt — för vanliga leverantörer behöver du aldrig röra en serveradress.
2. Steg 2 — Konfigurera: ange ditt "Lösenord/app-lösenord", klicka på "Testa anslutning", och när det går igenom, klicka på "Lägg till".

⚠️ Fällan alla går på: Gmail, QQ, 163 och de flesta stora leverantörer accepterar inte ditt vanliga inloggningslösenord — du behöver ett "app-lösenord" (ett inloggningsuppgift som är specifikt utfärdat för e-postklienter från tredje part). Så här skaffar du ett, leverantör för leverantör.

Gmail

Det finns två sätt att koppla in Gmail:

Alternativ 1: OAuth (rekommenderas när det finns tillgängligt) Om en "Gmail OAuth"-knapp visas högst upp i dialogen för att lägga till konto, klicka bara på den och slutför inloggningen på Googles sida som öppnas — inget lösenord behövs, och det är det säkraste alternativet.

Alternativ 2: App-lösenord

1. Ditt Google-konto måste ha tvåstegsverifiering aktiverad: gå till myaccount.google.com → "Säkerhet" → aktivera "Tvåstegsverifiering".
2. Besök myaccount.google.com/apppasswords.
3. Ange ett namn (t.ex. OKNote) och klicka på "Skapa".
4. Google genererar ett 16-tecken långt app-lösenord (som xxxx xxxx xxxx xxxx) — kopiera det.
5. Klistra in det i OKNotes fält "Lösenord/app-lösenord" (med eller utan mellanslag, båda fungerar).

Obs: att koppla in Gmail kräver att din servers nätverk kan nå Googles tjänster.

QQ Mail

1. Öppna mail.qq.com i en webbläsare på datorn och logga in.
2. Klicka på "Settings" → "Account" högst upp (i det nyare gränssnittet ligger det under "Account & Security").
3. Bläddra ner till avsnittet "POP3/IMAP/SMTP/Exchange/CardDAV/CalDAV".
4. Aktivera "IMAP/SMTP" och slutför SMS-verifieringen från din länkade telefon enligt anvisningarna.
5. När verifieringen är klar visar sidan en 16-tecken lång auktoriseringskod — kopiera den direkt (den visas i sin helhet bara den här gången).
6. Tillbaka i OKNote, klistra in den i "Lösenord/app-lösenord".

Tips: byter du QQ-lösenord blir koden ogiltig — generera bara en ny.

Tencent Exmail

1. Öppna exmail.qq.com i en webbläsare på datorn och logga in på din företagsbrevlåda.
2. Klicka på "Settings" → "Client settings" högst upp till höger.
3. Se till att IMAP/SMTP-tjänsten är aktiverad.
4. Om din organisation kräver säker inloggning, generera ett "klientspecifikt lösenord" på samma sida (kräver oftast identitetsverifiering via WeChat-skanning) — det lösenordet är ditt app-lösenord.
5. Klistra in det i OKNotes fält "Lösenord/app-lösenord".

Hittar du inte alternativet för klientspecifikt lösenord har din administratör inte aktiverat det. Be din Exmail-administratör tillåta klientinloggningar i säkerhetsinställningarna i adminkonsolen.

163 Mail

1. Öppna mail.163.com, logga in och klicka på "Settings" → "POP3/SMTP/IMAP" högst upp.
2. Aktivera "IMAP/SMTP" och slutför SMS- eller QR-kodsverifieringen enligt anvisningarna.
3. Kopiera den genererade auktoriseringskoden till OKNote.

Andra leverantörer

Outlook, iCloud, Alibaba Cloud Mail, Sina, Sohu, China Mobile 139, China Telecom 189 och andra stora leverantörer upptäcks automatiskt. För nischade leverantörer, expandera "Avancerade alternativ" i steg 2 och fyll i IMAP-värd, port (vanligtvis 993) och SSL-inställning själv. Avancerade alternativ låter dig också justera:

• Historikintervall för e-post: hur långt tillbaka den första synkroniseringen hämtar — 90 dagar som standard, från 30 dagar upp till hela historiken.
• Intervall för automatisk synk: ny e-post hämtas var 2:a minut som standard; ställ in 0 för att bara synka manuellt.

Att skicka (SMTP)

När du lägger till ett konto upptäcker och sparar OKNote sändningsinställningarna automatiskt — oftast behöver du inte göra något. Om det senare misslyckas att skicka, gå till Inställningar (⌘,) → E-post → Kontosynk → välj kontot → "Skicka (SMTP)", klicka på "Upptäck SMTP automatiskt" eller fyll i manuellt, klicka sedan på "Testa" för att verifiera.

2. Daglig användning

Layouten är den klassiska tre-panelslösningen: sidopanel (Inkorg/Skickat/Utkast/Stjärnmärkta, plus dina konton) → meddelandelista → läspanel.

• Ta emot: e-post från alla konton hamnar i den samlade Inkorgen, varje meddelande med sitt kontos färgmärkning. Klicka på "Synka nu" bredvid ett konto i sidopanelen, eller låt automatisk synk sköta det (ny e-post spelar en ljudsignal).
• Läsa: växla texten mellan vyerna Formaterad/Ren text/Rådata; bilagekort stöder förhandsgranskning och nedladdning.
• Svara/Svara alla/Vidarebefordra: de tre knapparna högst upp i läspanelen. Svarsredigeraren har rik textformatering och sparar automatiskt ett utkast var 30:e sekund. Kontoöverskridande svar stöds också — skicka i en annan konfigurerad kontos namn.
• Ny e-post: knappen "Skriv" i sidopanelen, med Till/Kopia/Hemlig kopia, flera bilagor och inklistrade bilder.
• Sökning: ⌘K för global sökning, eller "Sök i den här vyn" högst upp i listan. Listan kan också filtreras på oläst/stjärnmärkt/har bilagor.
• Signaturer: under "Signaturer" längst ner i sidopanelen kan du skapa flera och ange en standard — den läggs till automatiskt när du svarar.
• Taggar: tagga e-post och bläddra per tagg (separat från anteckningstaggar).
• Papperskorg: raderad e-post sparas i 30 dagar och kan återställas. "Ta bort brevlåda" tar bara bort de lokalt synkade kopiorna — originalen på din e-postserver rörs inte.
• Export: "Export/import" i sidopanelen säkerhetskopierar din e-post som JSON.

3. AI-funktionerna

Förutsättning: slutför AI-inställningarna först (se "🤖 Guide till AI-inställningar"). AI-växlarna för e-post finns under Inställningar → E-post → Modulväxlar.

AI-sammanfattning: en skärm full av e-post på en minut

Sidopanel → Smarta vyer → "AI-sammanfattning":

1. Välj ett omfång (Oläst/Idag/Den här veckan).
2. Välj en grupperingsregel och klicka på "Generera nu".
3. AI:n gör en snabb genomgång för att flagga viktiga meddelanden, grupperar allt enligt din regel och skriver en enradssammanfattning plus en brådskandemarkering för varje e-postmeddelande. Klicka på ett kort för att hoppa till originalet.

Den tillhörande "AI-grupperingsregler" låter dig definiera egna kategorier (namn + beskrivning + nyckelord). Tre inbyggda mallar följer med — en daglig arbetssammanfattning, en månatlig ekonomirapport och en veckovis kundrapport — kopiera en och anpassa den.

AI-svarsförslag: ett svar med ett klick

Öppna ett e-postmeddelande och klicka på "AI-svarsförslag" (längst ner i läspanelen, eller i svars-panelen):

1. Du kan generera helt utan input — AI:n läser originalet och skriver ett väl avvägt svar på samma språk som det inkommande meddelandet.
2. Eller lägg till en enradsinstruktion först, till exempel "håll det kort och tacka nej", "svara på kinesiska", eller "acceptera och föreslå ett möte nästa tisdag".
3. Utkastet läggs direkt in i redigeraren — putsa till det och skicka.

💡 Behöver du översätta ett inkommande e-postmeddelande? Det bästa sättet just nu är att använda "AI-svarsförslag" med en instruktion för språköverskridande situationer, eller konvertera e-postmeddelandet till en anteckning och använda översättningsfunktionen i anteckningens AI-panel.

Konvertera till anteckning: spara viktig e-post i din kunskapsbas

Medan du läser ett meddelande, klicka på "Konvertera till anteckning": välj målanteckningsbok och om bilagor ska inkluderas, så blir e-posttexten (med bevarad formatering och bilder) en anteckning — från och med då kan du redigera, tagga och fritextsöka den precis som vilken annan anteckning som helst.

Andra smarta vyer

• Tidskapsel: bläddra i din e-posthistorik månad för månad eller år för år — perfekt för årssammanfattningar.
• Avsändargrupper: statistik grupperad per avsändare, så du snabbt ser vem som fyller din inkorg.

---

Härnäst: "✅ Guide till uppgifter och rapporter".