OKNote
Bien démarrer

📮 Guide de la messagerie

OKNote inclut un vrai client de messagerie : une boîte de réception unifiée multi-comptes, la rédaction et la réponse aux messages, un résumé IA, une réponse IA rédigée, et la conversion d'un e-mail en note. Le corps des messages est stocké sur ton propre serveur, tu peux donc les lire même hors ligne.

Ce guide comporte trois parties : connecter une boîte mail (avec des tutoriels de mot de passe d'application pour les principaux fournisseurs) → l'usage au quotidien → les fonctionnalités IA.

1. Connecter ta première boîte mail

Clique sur ✉️ Messagerie (⌘⇧2) dans le rail des modules. La première fois, une page d'accueil s'affiche — clique sur « Ajouter ma première boîte mail ». Pour ajouter d'autres comptes plus tard, clique sur le + à côté de Mes boîtes mail dans la barre latérale de la messagerie.

L'assistant ne comporte que deux étapes :

  1. Étape 1 — Boîte mail : saisis ton adresse e-mail (ou utilise les boutons rapides Gmail / QQ Mail / 163 / Outlook / iCloud) et clique sur Suivant. OKNote détecte automatiquement les paramètres du serveur — pour les fournisseurs courants, tu n'as jamais à toucher à une adresse de serveur.
  2. Étape 2 — Configuration : saisis ton « Mot de passe / mot de passe d'application », clique sur « Tester la connexion », et une fois validé, clique sur « Ajouter ».

⚠️ Le piège dans lequel tout le monde tombe : Gmail, QQ, 163 et la plupart des grands fournisseurs n'acceptent pas ton mot de passe de connexion habituel — il te faut un « mot de passe d'application » (un identifiant délivré spécifiquement pour les clients de messagerie tiers). Voici comment en obtenir un, fournisseur par fournisseur.

Gmail

Il y a deux façons de connecter Gmail :

Option 1 : OAuth (recommandée quand elle est disponible) Si un bouton « Gmail OAuth » apparaît en haut de la boîte de dialogue d'ajout de compte, clique dessus et termine la connexion sur la page Google qui s'ouvre — aucun mot de passe requis, et c'est l'option la plus sécurisée.

Option 2 : mot de passe d'application

  1. Ton compte Google doit avoir la validation en deux étapes activée : va sur myaccount.google.com → « Sécurité » → active « Validation en deux étapes ».
  2. Rends-toi sur myaccount.google.com/apppasswords.
  3. Saisis un nom (par exemple OKNote) et clique sur « Créer ».
  4. Google génère un mot de passe d'application à 16 caractères (du style xxxx xxxx xxxx xxxx) — copie-le.
  5. Colle-le dans le champ « Mot de passe / mot de passe d'application » d'OKNote (avec ou sans les espaces, les deux fonctionnent).

Remarque : connecter Gmail exige que le réseau de ton serveur puisse joindre les services Google.

QQ Mail

  1. Ouvre mail.qq.com dans un navigateur de bureau et connecte-toi.
  2. Clique sur « Paramètres » → « Compte » en haut (dans l'interface récente, c'est sous « Compte et sécurité »).
  3. Fais défiler jusqu'à la section « POP3/IMAP/SMTP/Exchange/CardDAV/CalDAV ».
  4. Active « IMAP/SMTP » et termine la vérification par SMS depuis ton téléphone associé, comme demandé.
  5. Une fois vérifié, la page affiche un code d'autorisation à 16 caractères — copie-le immédiatement (il n'est affiché en entier qu'une seule fois).
  6. De retour dans OKNote, colle-le dans « Mot de passe / mot de passe d'application ».

Astuce : changer ton mot de passe QQ invalide ce code — il suffit d'en générer un nouveau.

Tencent Exmail

  1. Ouvre exmail.qq.com dans un navigateur de bureau et connecte-toi à ta messagerie professionnelle.
  2. Clique sur « Paramètres » → « Paramètres client » en haut à droite.
  3. Assure-toi que le service IMAP/SMTP est activé.
  4. Si ton organisation impose une connexion sécurisée, génère un « mot de passe spécifique au client » sur cette même page (cela nécessite généralement de vérifier ton identité par scan WeChat) — ce mot de passe est ton mot de passe d'application.
  5. Colle-le dans le champ « Mot de passe / mot de passe d'application » d'OKNote.

Si tu ne trouves pas l'option de mot de passe spécifique au client, ton administrateur ne l'a pas activée. Demande à ton administrateur Exmail d'autoriser les connexions clientes dans les paramètres de sécurité de la console d'administration.

163 Mail

  1. Ouvre mail.163.com, connecte-toi, puis clique sur « Paramètres » → « POP3/SMTP/IMAP » en haut.
  2. Active « IMAP/SMTP » et termine la vérification par SMS ou QR code, comme demandé.
  3. Copie le code d'autorisation généré dans OKNote.

Autres fournisseurs

Outlook, iCloud, Alibaba Cloud Mail, Sina, Sohu, China Mobile 139, China Telecom 189 et d'autres fournisseurs courants sont tous détectés automatiquement. Pour les fournisseurs moins courants, déplie « Options avancées » à l'étape 2 et renseigne toi-même l'hôte IMAP, le port (généralement 993) et l'option SSL. Les options avancées permettent aussi d'ajuster :

  • Plage d'historique des e-mails : jusqu'où remonter lors de la première synchronisation — 90 jours par défaut, réglable de 30 jours jusqu'à l'historique complet.
  • Intervalle de synchronisation automatique : les nouveaux e-mails sont récupérés toutes les 2 minutes par défaut ; règle sur 0 pour une synchronisation manuelle uniquement.

Envoi (SMTP)

Quand tu ajoutes un compte, OKNote détecte et enregistre automatiquement les paramètres d'envoi — en général tu n'as rien à faire. Si l'envoi échoue plus tard, va dans Réglages (⌘,) → Messagerie → Synchronisation des comptes → sélectionne le compte → « Envoi (SMTP) », clique sur « Détection automatique SMTP » ou renseigne les champs manuellement, puis clique sur « Tester » pour vérifier.

2. L'usage au quotidien

La disposition suit le schéma classique à trois volets : barre latérale (Boîte de réception / Envoyés / Brouillons / Favoris, plus tes comptes) → liste des messages → volet de lecture.

  • Réception : les e-mails de tous les comptes arrivent dans la Boîte de réception unifiée, chaque message portant le badge coloré de son compte. Clique sur « Synchroniser maintenant » à côté d'un compte dans la barre latérale, ou laisse la synchronisation automatique faire son travail (un carillon retentit à l'arrivée d'un nouveau message).
  • Lecture : bascule le corps du message entre les vues Rendu / Texte brut / Source ; les cartes de pièces jointes prennent en charge l'aperçu et le téléchargement.
  • Répondre / Répondre à tous / Transférer : les trois boutons en haut du volet de lecture. L'éditeur de réponse est en texte enrichi et enregistre un brouillon automatiquement toutes les 30 secondes. La réponse depuis un autre compte est aussi prise en charge — envoie sous l'identité de n'importe quel autre compte configuré.
  • Nouveau message : le bouton « Rédiger » dans la barre latérale, avec À/Cc/Cci, plusieurs pièces jointes et des images collées.
  • Recherche : ⌘K pour la recherche globale, ou « Rechercher dans cette vue » en haut de la liste. La liste peut aussi filtrer par non lu / favori / avec pièces jointes.
  • Signatures : sous « Signatures » en bas de la barre latérale, crée-en plusieurs et définis-en une par défaut — elle s'ajoute automatiquement à tes réponses.
  • Tags : tague tes e-mails et navigue par tag (distinct des tags de notes).
  • Corbeille : les e-mails supprimés sont conservés 30 jours et peuvent être restaurés. « Supprimer la boîte mail » ne retire que les copies synchronisées localement — les originaux sur ton serveur de messagerie restent intacts.
  • Export : « Export/import » dans la barre latérale sauvegarde ta messagerie au format JSON.

3. Les fonctionnalités IA

Prérequis : configure d'abord l'IA (voir « 🤖 Guide de configuration de l'IA »). Les commutateurs IA de la messagerie se trouvent dans Réglages → Messagerie → Commutateurs de modules.

Résumé IA : un écran d'e-mails en une minute

Barre latérale → Vues intelligentes → « Résumé IA » :

  1. Choisis une portée (Non lus / Aujourd'hui / Cette semaine).
  2. Choisis une règle de regroupement et clique sur « Générer maintenant ».
  3. L'IA fait un balayage rapide pour repérer les messages importants, regroupe tout selon ta règle, et rédige une synthèse d'une ligne plus un marqueur d'urgence pour chaque e-mail. Clique sur n'importe quelle carte pour rejoindre le message original.

Les « règles de regroupement IA » associées te permettent de définir tes propres catégories (nom + description + mots-clés). Trois modèles intégrés sont fournis d'office — une synthèse de travail quotidienne, un rapport financier mensuel et un rapport client hebdomadaire — copie-en un et adapte-le.

Réponse IA rédigée : une réponse en un clic

Ouvre un e-mail et clique sur « Réponse IA rédigée » (en bas du volet de lecture, ou dans le panneau de réponse) :

  1. Tu peux générer sans aucune saisie — l'IA lit le message original et rédige une réponse courtoise dans la même langue que l'e-mail reçu.
  2. Ou ajoute d'abord une instruction en une ligne, par exemple « reste bref et décline », « réponds en anglais », ou « accepte et propose un rendez-vous mardi prochain ».
  3. Le brouillon se place directement dans l'éditeur — peaufine-le et envoie.

💡 Besoin de traduire un e-mail reçu ? La meilleure approche actuelle est d'utiliser « Réponse IA rédigée » avec une instruction pour les cas multilingues, ou de convertir l'e-mail en note et d'utiliser l'action de traduction du panneau IA de la note.

Convertir en note : classe les e-mails importants dans ta base de connaissances

Pendant la lecture d'un message, clique sur « Convertir en note » : choisis le carnet de destination et si les pièces jointes doivent être incluses, et le corps de l'e-mail (mise en forme et images préservées) devient une note — dès lors tu peux la modifier, la taguer et la retrouver en recherche plein texte comme n'importe quelle autre note.

Autres vues intelligentes

  • Capsule temporelle : parcours ton historique de messagerie par mois ou par année — idéal pour un bilan de fin d'année.
  • Groupes d'expéditeurs : des statistiques regroupées par expéditeur, pour voir d'un coup d'œil qui remplit ta boîte de réception.

À suivre : « ✅ Guide des tâches et rapports ».