OKNote
Erste Schritte

📼 Mail-Guide

OKNote enthĂ€lt einen vollwertigen E-Mail-Client: einen vereinheitlichten Posteingang fĂŒr mehrere Konten, Verfassen und Antworten, KI-Zusammenfassung, KI-AntwortentwĂŒrfe und Mail-zu-Notiz. Nachrichteninhalte werden auf deinem eigenen Server gespeichert, sodass du sie auch offline lesen kannst.

Dieser Guide hat drei Teile: Mailbox verbinden (mit App-Passwort-Anleitungen fĂŒr die wichtigsten Anbieter) → tĂ€gliche Nutzung → die KI-Funktionen.

1. Deine erste Mailbox verbinden

Klicke in der Modulleiste auf ✉ Mail (⌘⇧2). Beim ersten Mal siehst du eine Willkommensseite — klicke auf "Erste Mailbox hinzufĂŒgen". Um spĂ€ter weitere Konten hinzuzufĂŒgen, klicke in der Mail-Seitenleiste auf das + neben Meine Mailboxen.

Der Assistent hat nur zwei Schritte:

  1. Schritt 1 — Mailbox: gib deine E-Mail-Adresse ein (oder nutze die Schnellauswahl fĂŒr Gmail / QQ Mail / 163 / Outlook / iCloud) und klicke auf Weiter. OKNote erkennt die Servereinstellungen automatisch — bei gĂ€ngigen Anbietern musst du nie selbst eine Serveradresse eintragen.
  2. Schritt 2 — Konfigurieren: gib dein "Passwort / App-Passwort" ein, klicke auf "Verbindung testen", und sobald der Test erfolgreich ist, klicke auf "HinzufĂŒgen".

⚠ Die Falle, in die alle tappen: Gmail, QQ, 163 und die meisten großen Anbieter akzeptieren dein normales Login-Passwort nicht — du brauchst ein "App-Passwort" (ein eigens fĂŒr externe Mail-Clients ausgestelltes Zugangstoken). Hier die Anleitung, Anbieter fĂŒr Anbieter.

Gmail

Es gibt zwei Wege, Gmail zu verbinden:

Option 1: OAuth (empfohlen, wenn verfĂŒgbar) Erscheint oben im Dialog zum HinzufĂŒgen eines Kontos eine SchaltflĂ€che "Gmail OAuth", klicke einfach darauf und schließe die Anmeldung auf der sich öffnenden Google-Seite ab — kein Passwort nötig, und das ist die sicherste Option.

Option 2: App-Passwort

  1. Dein Google-Konto muss die BestĂ€tigung in zwei Schritten aktiviert haben: gehe zu myaccount.google.com → "Sicherheit" → "BestĂ€tigung in zwei Schritten" aktivieren.
  2. Rufe myaccount.google.com/apppasswords auf.
  3. Gib einen Namen ein (z. B. OKNote) und klicke auf "Erstellen".
  4. Google generiert ein 16-stelliges App-Passwort (etwa xxxx xxxx xxxx xxxx) — kopiere es.
  5. FĂŒge es in OKNote in das Feld "Passwort / App-Passwort" ein (mit oder ohne Leerzeichen, beides funktioniert).

Hinweis: FĂŒr die Gmail-Verbindung muss dein Server die Google-Dienste ĂŒber das Netzwerk erreichen können.

QQ Mail

  1. Öffne mail.qq.com im Desktop-Browser und melde dich an.
  2. Klicke oben auf "Einstellungen" → "Konto" (in der neueren OberflĂ€che unter "Konto & Sicherheit").
  3. Scrolle zum Abschnitt "POP3/IMAP/SMTP/Exchange/CardDAV/CalDAV".
  4. Aktiviere "IMAP/SMTP" und schließe die SMS-Verifizierung ĂŒber dein verknĂŒpftes Telefon wie angezeigt ab.
  5. Nach der Verifizierung zeigt die Seite einen 16-stelligen Autorisierungscode — kopiere ihn sofort (er wird nur dieses eine Mal vollstĂ€ndig angezeigt).
  6. FĂŒge ihn in OKNote in "Passwort / App-Passwort" ein.

Tipp: Änderst du dein QQ-Passwort, wird der Code ungĂŒltig — erzeuge dann einfach einen neuen.

Tencent Exmail

  1. Öffne exmail.qq.com im Desktop-Browser und melde dich bei deiner geschĂ€ftlichen Mailbox an.
  2. Klicke oben rechts auf "Einstellungen" → "Client-Einstellungen".
  3. Stelle sicher, dass der IMAP/SMTP-Dienst aktiviert ist.
  4. Erzwingt deine Organisation sicheres Anmelden, erzeuge auf derselben Seite ein "clientspezifisches Passwort" (dafĂŒr ist meist eine IdentitĂ€tsprĂŒfung per WeChat-Scan nötig) — dieses Passwort ist dein App-Passwort.
  5. FĂŒge es in OKNote in "Passwort / App-Passwort" ein.

Findest du die Option fĂŒr das clientspezifische Passwort nicht, hat dein Administrator sie nicht aktiviert. Bitte deinen Exmail-Administrator, Client-Logins in den Sicherheitseinstellungen der Verwaltungskonsole zuzulassen.

163 Mail

  1. Öffne mail.163.com, melde dich an und klicke oben auf "Einstellungen" → "POP3/SMTP/IMAP".
  2. Aktiviere "IMAP/SMTP" und schließe die SMS- oder QR-Code-Verifizierung wie angezeigt ab.
  3. Kopiere den generierten Autorisierungscode in OKNote.

Andere Anbieter

Outlook, iCloud, Alibaba Cloud Mail, Sina, Sohu, China Mobile 139, China Telecom 189 und andere gĂ€ngige Anbieter werden alle automatisch erkannt. FĂŒr weniger verbreitete Anbieter klappe in Schritt 2 "Erweiterte Optionen" auf und trage IMAP-Host, Port (meist 993) und SSL-Schalter selbst ein. Über die erweiterten Optionen lĂ€sst sich außerdem einstellen:

  • Mail-Verlaufszeitraum: wie weit die erste Synchronisierung zurĂŒckgreift — standardmĂ€ĂŸig 90 Tage, einstellbar von 30 Tagen bis zur vollstĂ€ndigen Historie.
  • Auto-Sync-Intervall: neue Mail wird standardmĂ€ĂŸig alle 2 Minuten abgerufen; auf 0 stellen fĂŒr ausschließlich manuelle Synchronisierung.

Senden (SMTP)

Beim HinzufĂŒgen eines Kontos erkennt und speichert OKNote die Sendeeinstellungen automatisch — meist musst du nichts weiter tun. SchlĂ€gt das Senden spĂ€ter fehl, gehe zu Einstellungen (⌘,) → Mail → Konto-Synchronisierung → Konto auswĂ€hlen → "Senden (SMTP)", klicke auf "SMTP automatisch erkennen" oder trage die Daten manuell ein, und klicke dann auf "Testen" zur ÜberprĂŒfung.

2. TĂ€gliche Nutzung

Das Layout ist die klassische Drei-Spalten-Ansicht: Seitenleiste (Posteingang / Gesendet / EntwĂŒrfe / Favoriten, plus deine Konten) → Nachrichtenliste → Lesebereich.

  • Empfangen: Mail aus allen Konten landet im vereinheitlichten Posteingang, jede Nachricht mit dem Farb-Badge ihres Kontos. Klicke in der Seitenleiste neben einem Konto auf "Jetzt synchronisieren" oder lass Auto-Sync das fĂŒr dich erledigen (neue Mail spielt einen Ton ab).
  • Lesen: wechsle den Nachrichtentext zwischen Gerendert / Nur Text / Rohformat; Anhang-Karten unterstĂŒtzen Vorschau und Download.
  • Antworten / Allen antworten / Weiterleiten: die drei SchaltflĂ€chen oben im Lesebereich. Der Antwort-Editor ist Rich-Text und speichert alle 30 Sekunden automatisch einen Entwurf. KontoĂŒbergreifendes Antworten wird ebenfalls unterstĂŒtzt — versende unter der IdentitĂ€t eines beliebigen anderen konfigurierten Kontos.
  • Neue Mail: die SchaltflĂ€che "Verfassen" in der Seitenleiste, mit An/Cc/Bcc, mehreren AnhĂ€ngen und eingefĂŒgten Bildern.
  • Suche: ⌘K fĂŒr die globale Suche, oder "Diese Ansicht durchsuchen" oben in der Liste. Die Liste lĂ€sst sich außerdem nach ungelesen / favorisiert / mit Anhang filtern.
  • Signaturen: unter "Signaturen" unten in der Seitenleiste kannst du mehrere anlegen und eine Standardsignatur festlegen — sie wird beim Antworten automatisch angehĂ€ngt.
  • Tags: Mails taggen und nach Tag durchsuchen (unabhĂ€ngig von Notiz-Tags).
  • Papierkorb: gelöschte Mail wird 30 Tage aufbewahrt und kann wiederhergestellt werden. "Mailbox löschen" entfernt nur die lokal synchronisierten Kopien — die Originale auf deinem Mailserver bleiben unangetastet.
  • Export: "Export/Import" in der Seitenleiste sichert deine Mail als JSON.

3. Die KI-Funktionen

Voraussetzung: schließe zuerst die KI-Einrichtung ab (siehe "đŸ€– KI-Einrichtungsguide"). Die KI-Schalter fĂŒr Mail findest du unter Einstellungen → Mail → Modulschalter.

KI-Zusammenfassung: ein Bildschirm voller Mail in einer Minute

Seitenleiste → Smarte Ansichten → "KI-Zusammenfassung":

  1. WĂ€hle einen Umfang (Ungelesen / Heute / Diese Woche).
  2. WĂ€hle eine Gruppierungsregel und klicke auf "Jetzt generieren".
  3. Die KI scannt kurz, markiert wichtige Nachrichten, gruppiert alles nach deiner Regel und schreibt fĂŒr jede Mail eine Ein-Zeilen-Zusammenfassung plus eine Dringlichkeitsmarkierung. Klicke auf eine Karte, um zur Originalmail zu springen.

Die zugehörigen "KI-Gruppierungsregeln" erlauben es, eigene Kategorien zu definieren (Name + Beschreibung + SchlĂŒsselwörter). Drei vorgefertigte Vorlagen sind bereits enthalten — ein tĂ€glicher Arbeits-Digest, ein monatlicher Finanzbericht und ein wöchentlicher Kundenbericht — kopiere eine und passe sie an.

KI-Antwortentwurf: eine Antwort mit einem Klick

Öffne eine E-Mail und klicke auf "KI-Antwortentwurf" (unten im Lesebereich oder in der Antwort-Schublade):

  1. Du kannst ganz ohne Eingabe generieren lassen — die KI liest das Original und verfasst eine höfliche Antwort in derselben Sprache wie die eingehende Mail.
  2. Oder gib zuerst eine kurze Anweisung ein, etwa "kurz halten und absagen", "auf Deutsch antworten" oder "zusagen und einen Termin fĂŒr nĂ€chsten Dienstag vorschlagen".
  3. Der Entwurf landet direkt im Editor — feilen und abschicken.

💡 Musst du eine eingehende Mail ĂŒbersetzen? Aktuell am besten mit "KI-Antwortentwurf" und einer sprachĂŒbergreifenden Anweisung, oder wandle die Mail in eine Notiz um und nutze die Übersetzen-Funktion im KI-Panel der Notiz.

In Notiz umwandeln: wichtige Mail in deine Wissensdatenbank einordnen

Klicke beim Lesen einer Nachricht auf "In Notiz umwandeln": wĂ€hle das Zielnotizbuch und ob AnhĂ€nge einbezogen werden sollen — der Mailtext (Formatierung und Bilder bleiben erhalten) wird zu einer Notiz, die du fortan wie jede andere bearbeiten, taggen und per Volltextsuche finden kannst.

Weitere smarte Ansichten

  • Zeitkapsel: durchstöbere deinen Mailverlauf nach Monat oder Jahr — praktisch fĂŒr JahresrĂŒckblicke.
  • Absendergruppen: Statistik gruppiert nach Absender, damit du auf einen Blick siehst, wer deinen Posteingang fĂŒllt.

Als NĂ€chstes: "✅ Aufgaben- & Berichte-Guide".