OKNote
Aan de slag

📮 Mailgids

OKNote bevat een volwaardige mailclient: een gecombineerde inbox voor meerdere accounts, opstellen en beantwoorden, AI-samenvatting, AI-conceptantwoorden en mail-naar-notitie. Berichttekst wordt op je eigen server opgeslagen, dus je kunt mail ook offline lezen.

Deze gids bestaat uit drie delen: een mailbox koppelen (met app-wachtwoordinstructies voor grote providers) → dagelijks gebruik → de AI-functies.

1. Je eerste mailbox koppelen

Klik op ✉️ Mail (⌘⇧2) in de modulebalk. De eerste keer zie je een welkomstpagina — klik op "Voeg je eerste mailbox toe". Wil je later meer accounts toevoegen, klik dan op de + naast Mijn mailboxen in de mailzijbalk.

De wizard heeft maar twee stappen:

  1. Stap 1 — Mailbox: typ je e-mailadres (of gebruik de snelknoppen voor Gmail / QQ Mail / 163 / Outlook / iCloud) en klik op Volgende. OKNote detecteert de serverinstellingen automatisch — bij bekende providers hoef je zelf nooit een serveradres in te vullen.
  2. Stap 2 — Configureren: vul je "Wachtwoord / app-wachtwoord" in, klik op "Verbinding testen" en klik op "Toevoegen" zodra de test slaagt.

⚠️ De valkuil waar iedereen intrapt: Gmail, QQ, 163 en de meeste grote providers accepteren je gewone inlogwachtwoord niet — je hebt een "app-wachtwoord" nodig (een inloggegeven dat speciaal is uitgegeven voor mailclients van derden). Hieronder lees je per provider hoe je er een krijgt.

Gmail

Er zijn twee manieren om Gmail te koppelen:

Optie 1: OAuth (aanbevolen indien beschikbaar) Zie je bovenaan het dialoogvenster voor het toevoegen van een account een knop "Gmail OAuth", klik daar dan op en rond het inloggen af op de Google-pagina die verschijnt — geen wachtwoord nodig, en dit is de veiligste optie.

Optie 2: App-wachtwoord

  1. Op je Google-account moet Verificatie in twee stappen aanstaan: ga naar myaccount.google.com → "Beveiliging" → schakel "Verificatie in twee stappen" in.
  2. Ga naar myaccount.google.com/apppasswords.
  3. Voer een naam in (bijv. OKNote) en klik op "Aanmaken".
  4. Google genereert een app-wachtwoord van 16 tekens (zoals xxxx xxxx xxxx xxxx) — kopieer het.
  5. Plak het in OKNote's veld "Wachtwoord / app-wachtwoord" (met of zonder spaties, beide werken).

Let op: voor het koppelen van Gmail moet het netwerk van je server bij Google-diensten kunnen komen.

QQ Mail

  1. Open mail.qq.com in een desktopbrowser en log in.
  2. Klik bovenaan op "Instellingen" → "Account" (in de nieuwere interface staat dit onder "Account & Beveiliging").
  3. Scroll naar beneden naar de sectie "POP3/IMAP/SMTP/Exchange/CardDAV/CalDAV".
  4. Schakel "IMAP/SMTP" in en rond de sms-verificatie af via je gekoppelde telefoon zoals gevraagd.
  5. Na verificatie toont de pagina een autorisatiecode van 16 tekens — kopieer die meteen (hij wordt maar één keer volledig getoond).
  6. Plak hem in OKNote bij "Wachtwoord / app-wachtwoord".

Tip: als je je QQ-wachtwoord wijzigt, wordt de code ongeldig — genereer dan gewoon een nieuwe.

Tencent Exmail

  1. Open exmail.qq.com in een desktopbrowser en log in op je zakelijke mailbox.
  2. Klik rechtsboven op "Instellingen" → "Clientinstellingen".
  3. Zorg dat de IMAP/SMTP-service is ingeschakeld.
  4. Als je organisatie beveiligd inloggen afdwingt, genereer dan op dezelfde pagina een "clientspecifiek wachtwoord" (meestal moet je hiervoor je identiteit verifiëren via een WeChat-scan) — dat wachtwoord is je app-wachtwoord.
  5. Plak het in OKNote's veld "Wachtwoord / app-wachtwoord".

Zie je de optie voor een clientspecifiek wachtwoord niet, dan heeft je beheerder deze niet ingeschakeld. Vraag je Exmail-beheerder om clientlogins toe te staan in de beveiligingsinstellingen van de beheerdersconsole.

163 Mail

  1. Open mail.163.com, log in en klik bovenaan op "Instellingen" → "POP3/SMTP/IMAP".
  2. Schakel "IMAP/SMTP" in en rond de sms- of QR-codeverificatie af zoals gevraagd.
  3. Kopieer de gegenereerde autorisatiecode naar OKNote.

Andere providers

Outlook, iCloud, Alibaba Cloud Mail, Sina, Sohu, China Mobile 139, China Telecom 189 en andere gangbare providers worden allemaal automatisch gedetecteerd. Voor minder gangbare providers klap je stap 2 open bij "Geavanceerde opties" en vul je zelf de IMAP-host, poort (meestal 993) en SSL-schakelaar in. Bij geavanceerde opties kun je ook aanpassen:

  • Historische periode: hoe ver de eerste synchronisatie terugkijkt — standaard 90 dagen, instelbaar van 30 dagen tot de volledige geschiedenis.
  • Automatisch synchroniseren-interval: nieuwe mail wordt standaard elke 2 minuten opgehaald; zet op 0 voor alleen handmatig synchroniseren.

Verzenden (SMTP)

Wanneer je een account toevoegt, detecteert en bewaart OKNote de verzendinstellingen automatisch — meestal hoef je niets te doen. Mislukt verzenden later toch, ga dan naar Instellingen (⌘,) → Mail → Accountsynchronisatie → selecteer het account → "Verzenden (SMTP)", klik op "SMTP automatisch detecteren" of vul het handmatig in, en klik daarna op "Testen" om te controleren.

2. Dagelijks gebruik

De indeling volgt de klassieke drie kolommen: zijbalk (Inbox / Verzonden / Concepten / Met ster, plus je accounts) → berichtenlijst → leespaneel.

  • Ontvangen: mail van elk account komt binnen in de gecombineerde Inbox, elk bericht met een gekleurd accountlabel. Klik op "Nu synchroniseren" naast een account in de zijbalk, of laat automatisch synchroniseren zijn werk doen (nieuwe mail speelt een geluidje af).
  • Lezen: schakel de berichttekst tussen weergaven Opgemaakt / Platte tekst / Ruw; bijlagekaarten ondersteunen voorbeeldweergave en downloaden.
  • Beantwoorden / Allen beantwoorden / Doorsturen: de drie knoppen bovenaan het leespaneel. De antwoordeditor is rich text en slaat elke 30 seconden automatisch een concept op. Cross-account beantwoorden wordt ook ondersteund — verstuur onder de identiteit van elk ander geconfigureerd account.
  • Nieuwe mail: de knop "Opstellen" in de zijbalk, met Aan/Cc/Bcc, meerdere bijlagen en geplakte afbeeldingen.
  • Zoeken: ⌘K voor globaal zoeken, of "Zoeken in deze weergave" bovenaan de lijst. De lijst kan ook filteren op ongelezen / met ster / met bijlagen.
  • Handtekeningen: onderaan de zijbalk bij "Handtekeningen" maak je er meerdere aan en stel je een standaard in — die wordt automatisch toegevoegd als je antwoordt.
  • Tags: label e-mails en blader op tag (los van notitietags).
  • Prullenbak: verwijderde mail blijft 30 dagen bewaard en kan worden hersteld. "Mailbox verwijderen" verwijdert alleen de lokaal gesynchroniseerde kopieën — de originelen op je mailserver blijven ongewijzigd.
  • Exporteren: "Exporteren/importeren" in de zijbalk maakt een back-up van je mail als JSON.

3. De AI-functies

Vereiste: rond eerst de AI-configuratie af (zie "🤖 AI-configuratiegids"). De AI-schakelaars voor mail vind je in Instellingen → Mail → Moduleschakelaars.

AI-samenvatting: je mail in één minuut overzien

Zijbalk → Slimme weergaven → "AI-samenvatting":

  1. Kies een bereik (Ongelezen / Vandaag / Deze week).
  2. Kies een groeperingsregel en klik op "Nu genereren".
  3. De AI scant snel om belangrijke berichten te markeren, groepeert alles volgens jouw regel en schrijft voor elke e-mail een eenregelige samenvatting plus een urgentiemarkering. Klik op een kaart om naar het origineel te springen.

Met de bijbehorende "AI-groeperingsregels" kun je je eigen categorieën definiëren (naam + omschrijving + trefwoorden). Er zijn drie ingebouwde sjablonen — een dagelijks werkoverzicht, een maandelijks financieel rapport en een wekelijks klantrapport — kopieer er een en pas hem aan.

AI-conceptantwoord: een antwoord in één klik

Open een e-mail en klik op "AI-conceptantwoord" (onderaan het leespaneel, of in het antwoordvenster):

  1. Je kunt het antwoord zonder enige invoer laten genereren — de AI leest het origineel en stelt een beleefd antwoord op in dezelfde taal als het binnenkomende bericht.
  2. Of voeg eerst een kort instructiezinnetje toe, zoals "kort en afwijzend", "antwoord in het Nederlands", of "accepteren en aanstaande dinsdag als afspraak voorstellen".
  3. Het concept komt direct in de editor terecht — werk het bij en verstuur.

💡 Wil je een binnenkomende e-mail vertalen? De beste aanpak op dit moment is om "AI-conceptantwoord" met een instructie voor cross-taalsituaties te gebruiken, of de mail om te zetten in een notitie en de vertaalactie in het AI-paneel van de notitie te gebruiken.

Omzetten naar notitie: belangrijke mail bewaren in je kennisbank

Klik tijdens het lezen van een bericht op "Omzetten naar notitie": kies het doelnotitieboek en of bijlagen moeten worden meegenomen, en de mailtekst (opmaak en afbeeldingen behouden) wordt een notitie — vanaf dat moment kun je hem bewerken, taggen en volledig doorzoeken zoals elke andere notitie.

Overige slimme weergaven

  • Tijdcapsule: blader door je mailgeschiedenis per maand of jaar — ideaal voor een jaaroverzicht.
  • Afzendergroepen: statistieken gegroepeerd per afzender, zodat je in één oogopslag ziet wie je inbox vult.

Hierna: "✅ Taken- en rapportengids".